New Friends: MAKALAH PENGARUH KOMUNIKASI YANG EFEKTIF TERHADAP KINERJA KARYAWAN

New Friends: MAKALAH PENGARUH KOMUNIKASI YANG EFEKTIF TERHADAP KINERJA KARYAWAN

MAKALAH PENGARUH KOMUNIKASI YANG EFEKTIF TERHADAP KINERJA KARYAWAN

MAKALAH INI ASLI KARYA PENULIS BUKAN HASIL PLAGIAT

MAKALAH

PENGARUH KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

TERHADAP KINERJA KARYAWAN

Nama Anggota Kelompok (NIM)  :

                              Diah Suprihatin         (4.41.13.1.08)

                              Fenny Nur Handayani  (4.41.13.1.10)

                              Mira Rosita               (4.41.13.1.12)

                              Viatika                      (4.41.13.1.22)

Program Studi Komputerisasi Akuntansi

Jurusan Akuntansi

Politeknik Negeri Semarang

2014

1.  PENDAHULUAN

Dalam bekerja, karyawan maupun pimpinan tidak lepas dari komunikasi yang menghubungkan keduanya untuk dapat melaksanakan tugas masing-masing . Komunikasi  merupakan kepentingan setiap orang untuk bersosialisasi dengan orang lain. Seseorang akan sulit terhubung dengan orang lain tanpa adanya komunikasi. Tidak dapat dibayangkan, apabila dalam sebuah perusahaan menjalankan tugas tanpa adanya komunikasi antar setiap orang, hal ini tentu akan menyebabkan miss communication, sehingga pekerjaan tidak dapat terselesaikan dengan baik.

Untuk mewujudkan komunikasi yang efektif, diperlukan transmisi data dan ketrampilan tertentu dari pengirim atau penerima informasi. Ketrampilan tersebut meliputi ketrampilan membaca, menulis, mendengar, berbicara dan lain-lain. Dengan keterampilan tersebut akan membuat sukses pertukaran informasi. Untuk menjadi manajer maupun diperlukan keterampilan tersebut walaupun dalam ukuran yang berbeda.

Dalam sebuah perusahaan, kinerja karyawan merupakan salah satu faktor penting untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Kinerja karyawan tersebut ditunjang oleh banyak faktor, salah satunya dengan komunikasi. Untuk mendukung dan meningkatkan kinerja karyawan, diperlukan adanya komunikasi yang efektif, sehingga kinerja karyawan dapat berjalan dengan maksimal.

Efektivitas komunikasi perlu ditingkatkan demi tercapainya komunikasi yang baik antar jabatan dalam suatu organisasi. Tugas manajer dalam memimpin perusahaan dapat berjalan dengan maksimal jika menggunakan komunikasi yang jelas, baik dan efektif dalam berhubungn dengan karyawan. Komunikasi yang jelas dan efektif akan meningkatkan kinerja karyawan sehingga dapat menguntungkan perusahaan

Penulisan makalah ini bertujuan untuk  menjelaskan pengaruh komunikasi yang efektif terhadap kinerja karyawan.

2.  KOMUNIKASI

2.1 Komunikasi

Komunikasi dibutuhkan untuk bertukar informasi, memberikan perintah, dan bercerita. Sebagai makhluk sosial, setiap orang saling bertukar informasi untuk kebutuhan mereka maupun bercerita mengenai kehidupan mereka. Saat bertugas, manajer membutuhkan komunikasi untuk memberikan perintah kepada bawahan. Oleh karena itu, komunikasi berperan penting dalam kehidupan manusia di dalam kerja maupun tidak.

Dalam dunia kerja, antara manajer dan karyawan dihubungkan dengan komunikasi untuk melaksanakan tugas masing-masing agar dapat terselesaikan dengan baik. Komunikasi yang baik akan memberikan dampak positif bagi manajer maupun karyawan. Dalam pelaksanaan tugas, mereka cenderung berkomunikasi secara lisan dibandingkan dengan komunikasi secara tertulis, karena dengan komunikasi secara lisan akan mempermudah terjadinya umpan balik, sehingga ketidakjelasan informasi dapat langsung teratasi dengan menanyakan secara langsung.

Komunikasi merupakan proses pemindahan informasi atau gagasan dari seseorang ke orang lain, dapat berlangsung secara lisan maupun tulisan, dan dapat dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dalam berkomunikasi, perlu adanya pengirim pesan, pesan yang disampaikan, dan penerima pesan.

Setiap orang yang berkomunikasi dengan orang lain akan melalui proses komunikasi yang diawali dari pengirim pesan yang menyampaikan pesan ke penerima pesan, lalu penerima pesan akan memberikan umpan balik ke pengirim pesan. Umpan balik menunjukkan proses komunikasi yang dilakukan dua orang tersebut berhasil karena penerima pesan memahami maksud dari pengirim pesan. Umpan balik juga dapat berarti bahwa penerima pesan meminta kejelasan informasi dari pengirim pesan. Hal yang penting dari komunikasi adalah kedua pihak yaitu pengirim pesan dan penerima pesan dapat memehami isi pesan maupun informasi yang dibicarakan sehingga tidak terjadi miss communication antara dua pihak tersebut.

Komunikasi berperan aktif dalam seluruh aspek kehidupan. Dengan komunikasi yang jelas, pekerjaan dapat dilakukan dengan maksimal. Dalam sebuah perusahaan, peran komunikasi (Mitzberg, 1975: 49-61 dalam Stoner, 1982: 145-146) terbagi menjadi 3 jenis.

a.    Peran antar pribadi (Interpersonal role)

Manajer sebagai pemimpin organisasi yang berinteraksi dengan bawahan, pelanggan, dan rekan kerja. Hasil penelitian menunjukkan bahwa manajer menggunakan sekitar 45% dari waktu kontak untuk bawahan, sekitar 45% dengan orang di luar organisasi, dan hanya sekitar 10% dengan atasan.

b.    Peran informasi (Informational role)

Manajer mencari informasi dari rekan, bawahan, dan kontak-kontak pribadi lain tentang segala hal yang mungkin mempengaruhi pekerjaan dan tanggung jawab mereka.

c.    Peran keputusan

Keputusan yang diambil manajer dibuat secara pribadi, tetapi akan didasarkan pada informasi yang telah dikomunikasikan kepada manajer. Manajer harus mengkomunikasikan keputusan-keputusan tersebut kepada orang lain.

2.2 Komunikasi yang Efektif

Bagi seorang manajer, komunikasi yang efektif merupakan kebutuhan penting. Dengan komunikasi yang efektif, manajer dapat menjalankan fungsi-fungsi manajemen yaitu merencanakan, mengorganisasikan, dan memimpin serta mengendalikan organisasi. Manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya untuk berkomunikasi.

Dengan komunikasi yang efektif akan meminimalisir terjadinya miss communication antara pihak yang berkomunikasi. Informasi yang jelas dapat membantu karyawan maupun manajer dalam melaksanakan tugas masing-masing secara maksimal. Apabila tugas dapat dijalankan dengan baik secara maksimal, hal ini berdampak positif karena menguntungkan perusahaan.

Komunikasi yang efektif berperan penting dalam organisasi. Namun, komunikasi yang tidak efektif menjadi hambatan bagi pihak yang saling berkomunikasi. Hambatan dalam berkomunikasi yang efektif adalah:

a.    mendengarkan yang hanya ingin didengar,

b.    mengabaikan informasi yang tidak ingin didengar,

c.    menilai dari sumber informasi yang didapatkan,

d.   menilai persepsi orang lain yang berbeda dengan persepsi sendiri

e.    pengaruh emosi diri sendiri, dan

f.     gangguan media informasi.

Komunikasi yang efektif perlu diterapkan dalam sebuah perusahaan. Dengan adanya komunikasi yang efektif tersebut, akan berdampak positif terhadap pekerja maupun perusahaan. Terdapat empat faktor yang mempengaruhi efektivitas dalam berkomunikasi.

a.    Jalur komunikasi formal

Dengan menggunakan bahasa formal akan memberikan dampak positif berupa kejelasan dari informasi yang telah disampaikan.

b.    Wewenang Jabatan

Orang yang lebih tinggi jabatannya cenderung lebih mudah berkomunikasi dengan bawahannya. Dalam hal ini manajer memiliki kewenangan untuk berkomunikasi dengan bawahan begitu pula sebaliknya. Namun, antara manajer dan bawahan memiliki porsi yang berbeda dalam hal perintah dan kewenangan lainnya.

c.    Spesialisasi jabatan

Dalam ruang lingkup jabatan yang sama akan memudahkan untu melaukan komunikasi secara efektif. Karena masing-masing individu paham akan posisi masing-masing.

d.   Ketrampilan berkomunikasi

Seseorang yang terampil dalam hal berbicara, menulis dan membaca tentu akan lebih efektif dalam berkomunikasi dengan orang lain dibandingkan orang yang tidak memiliki ketrampilan tersebut.

Dengan komunikasi yang efektif antara manajer dan karyawan akan memberikan dampak positif yang menguntungkan perusahaan. Efektivitas dalam berkomunikasi perlu diterapkan dan ditingkatkan agar kinerja antar karyawan dapat lebih baik dari sebelumnya. Manajer yang bertanggung jawab atas kinerja karyawan. Namun, keberhasilan perusahaan menjadi tanggung jawab bersama antara manajer dan karyawan, sehingga efektivitas dalam berkomunikasi antara keduanya dapat dilakukan untuk melaksanakan tugas secara maksimal.

lmu komunikasi organisasi terbagi menjadi beberapa fungsi sebagai berikut.

a.    Fungsi informatif

Fungsi informatif pada komunikasi organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

b.    Fungsi regulatif

Fungsi regulatif pada komunikasi organisasi berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif yaitu, berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan, juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Dan juga berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

c.    Fungsi persuasif

Fungsi persuasif merupakan tindakan pimpinan yang lebih suka mengajak bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

d.   Fungsi integratif

Fungsi integratif merupakan usaha organisasi untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut yaitu, saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. Dan saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Saat ini, masalah yang sering terlihat dalam dunia kerja yaitu saling menjatuhkan sesama karyawan. Hal ini biasanya terjadi dikarenakan ingin berebut kekuasaan atau bisa juga dikarenakan iri pada sesama karyawan dikarenakan merasa perlakuan atasan yang tidak adil atau bisa dikatakan pilih kasih. Hal seperti ini yang seharusnya dihindari dalam dunia kerja, karena apabila hal seperti ini terus terjadi, akan membuat komunikasi dalam suatu organisasi hancur dan menciptakan ketidaknyamanan dalam bekerja.

3.  KINERJA KARYAWAN

3.1    Pengertian Kinerja Karyawan

Suatu perusahaan yang baik adalah perusahaan yang mampu mengetahui apa yang dibutuhkan karyawan dalam rangka peningkatan kinerja karyawannya.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kinerja diartikan sebagai sesuatu yang ingin dicapai, prestasi yang diperlihatkan, dan kemampuan seseorang. Banyak batasan yang diberikan para ahli mengenai istilah kinerja, walaupun berbeda dalam tekanan rumusannya, namun secara prinsip kinerja adalah mengenai proses pencapaian hasil.

Penulis menyimpulkan bahwa kinerja karyawan adalah suatu aksi atau tindakan dan tingkat  kemampuan karyawan dalam mengerjakan tugas-tugasnya, sedangkan kinerja yang baik adalah kinerja yang mengikuti tata cara, prosedur, dan peraturan yang ada di perusahaan.

3.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja Karyawan

Sebuah perusahaan harus mampu mengukur setiap kinerja karyawannya, karena hal ini merupakan salah satu faktor yang menentukan apakah sebuah target yang diberikan perusahaan dapat dicapai atau tidak. Kinerja kerja seorang karyawan tidak selalu berada dalam kondisi yang baik karena hal ini dapat dipengaruhi oleh beberapa hal, oleh karena itu ada baiknya jika seorang manajer perusahaan mengetahui apa saja faktor yang dapat mempengaruhi kinerja kerja karyawan.

Beberapa fakor berikut dapat mempengaruhi kinerja karyawan dalam bekerja.

1.  Fasilitas Kantor

Fasilitas kantor merupakan sarana yang menunjang seorang karyawan untuk melakukan aktifitas kerjanya dengan baik. Apabila suatu perusahaan tidak dapat memberikan fasilitas yang memadai, tentu saja hal ini akan menurunkan kinerja kerja karyawan.

2.  Lingkungan Kerja

Lingkungan kerja merupakan faktor yang sangat penting untuk manajer perusahaan perhatikan, karena hampir 80% karyawan resign jika lingkungan kerja mereka tidak baik. Lingkungan kerja yang baik memiliki ruang kerja bersih dan nyaman, penerangan yang sempurna, dan temperatur udara yang sesuai.

3.  Prioritas Kerja

Karyawan akan merasa kebingungan jika diberikan banyak tugas kepada mereka tetapi tidak memberikan skala prioritas yang jelas. Akan lebih efektif pekerjaan dikerjakan sesuai dengan timeline yang sudah ditentukan.

4.  Supportive Boss

Seorang manajer semestinya berkenanmendengarkan pendapat dan pemikiran karyawan. Manajer dapat memberikan dukungan kepada mereka untuk mengemukakan pendapat dan ide – ide baru pada saat meeting.

5.  Komunikasi yang Efektif

Dalam suatu perusahaan, makna komunikasi berperan sangat penting. Komunikasi dibutuhkan oleh setiap lini dalam perusahaan, seperti komunikasi antara manajer dengan karyawan, komunikasi antara karyawan dengan karyawan, ataupun komunnikasi antara manajer dengan direktur.

4.  PENGARUH KOMUNIKASI YANG EFEKTIF TERHADAP KINERJA KARYAWAN

Manusia merupakan unsur terpenting dalam suatu organisasi, maka pemeliharaan hubungan yang terus-menerus dan serasi antara manajer dengan karyawan dalam setiap organisasi menjadi sangat penting. Pemeliharaan hubungan tersebut adalah menyangkut komunikasi yang efektif dalamorganisasi agar dapat tercapai kepuasan kerja karyawan.

Komunikasi yang terbuka dan efektif dapat dianggap sebagai aset perusahaan yang jujur, langsung dari manajemen, dan bekerja dengan manajemen dalam tim yang organisasi. Kepuasan kerja karyawan adalah faktor utama dari struktur komunikasi yang menonjol dari sebuah organisasi.

Terciptanya komunikasi yang efektif di antara manajer dan karyawan banyak dipakai sebagai alasan oleh karyawan untuk menyukai pekerjaannya. Dalam hal ini, adanya kesediaan pihak manajer untuk mau mendengar, memahami, dan mengakui pendapat ataupun prestasi karyawannya sangat berperan dalam menimbulkan kepuasan dalam bekerja.

Penting bagi manajer untuk mengusahakan terciptanya komunikasi yang efektif dalam organisasi, sebab dengan efektifnya komunikasi dalam organisasi tersebut, maka akan memicu peningkatan kepuasan kerja karyawan, sehingga dapat meningkatkan produktivitas yang artinya bagi organisasi terjadi peningkatan produksi dan pengurangan biaya melalui perbaikan sikap dan tingkah laku karyawannya. Selanjutnya, masyarakat tentu akan menikmati hasil kapasitas maksimum dari organisasi, serta naiknya nilai manusia di dalam konteks pekerjaan. Manusia merupakan unsur yang terpenting dalam suatu organisasi, maka pemeliharaan hubungan yang terus-menerus dan serasi antara manajer dengan karyawan dalam setiap organisasi menjadi sangat penting. Pemeliharaan hubungan tersebut adalah menyangkut komunikasi yang efektif dalam organisasi agar dapat tercapai kepuasan kerja karyawan.

Efektivitas komunikasi perlu ditingkatkan demi tercapainya komunikasi yang baik antar jabatan dalam organisasi. Komunikasi yang jelas dan efektif akan meningkatkan kinerja karyawan sehingga dapat menguntungkan perusahaan. Peningkatan efektivitas komunikasi dapat dilakukakan dengan:

a.                   kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif,

b.                  penggunaan umpan balik,

c.                   menjadi komunikator yang lebih efektif, dan

d.                  pedoman komunikasi yang baik.

Dalam mewujudkan komunikasi efektif dalam organisasi, perlu adanya kerjasama antar anggota organisasi tersebut. Hubungan antara atasan dan bawahan juga dapat mempengaruhi komunikasi yang efektif. Manajer berperan penting dalam menjalin komunikasi kepada karyawan, agar terciptanya suasana yang kondusif.

Dalam berkomunikasi kebanyakan orang lebih memilih untuk menulis daripada berbicara. Namun, tidak ada yang lebih buruk daripad acara untuk menjawab surat-surat itu. Sangat memprihatinkan dilihat dari sedikitnya kepedulian seseorangdalam membalas surat-surat itu tepat pada waktunya. Pemimpin-pemimpin dan perusahaan terbaik mempunyai falsafah sederhana The Sun Down Rule (Aturan Matahari Terbenam) Jawablah semua surat dalam 24 jam dan semua pesan telepon sebelum matahari terbenam. Maka dari itu sebuah komunikasi yang baik dalam sebuah kelompok kerja atau tim yaitu memilik ifalsafah dan kebijakan untuk berkomunikasi tertulis yang efektif dans egera.

Komunikasi akan menjadi efektif ketika terjadi umpan balik antar 2 arah atau lebih. Akan tetapi pada kenyataanya saat ini banyak orang mengesampingkan umpanbalik dalam komunikasi. Pan America World Airways dalam beritanya gulung tikar pada tanggal 4  Desember 1991. Perusahaan penerbangan terbesar yang pernah ada ini sebenarnya memiliki beberapa tenaga kerja terbaik di industrinya, beberapa diantaranya bukan main tingkat dedikasinya serta komitmennya, namun keruntuhan perusahaan tersebut sesungguhnya disebabkan oleh ketidakmampuan dalam berkomunikasi. Banyak kasus yang terjadi dalam perusahaan tersebut yang tidak kunjung selesai dikarenakan tidak memperoleh jawaban dari kantor pusat Pan Am di New York. Inilah  merupakan salah satu bukti pentingnya umpan balik dalam berkomunikasi, selain untuk memberikan informasi dengan adanya renspon umpan balik ini, akan memberikan kepercayaan terhadap sesame kelompok kerja baik dalam lingkup organisasi besar atau kecil, dan sekaligus dapat mengevaluasi berjalannya suatu rencana yang telah disusun apakah sesuai dengan tujuan atau tidak.

Komunikasi merupakan hal yang paling penting dan harus terjadi antara atasan dan bawahan maupun sesama karyawan didalam perusahaan. Komunikasi yang baik dan efektif dapat membuat kinerja karyawannya menjadi lebih baik, karena pada dasarnya sebagai sumber daya manusia, membutuhkan sesuatu  agar dapat memacu keinginan mereka untuk dapat bekerja dengan lebih giat sehingga mereka mampu meningkatkan kreativitas dan semangat kerja sesuai dengan batas kemampuan masing – masing.

5.  PENUTUP

5.1    Kesimpulan

Komunikasi meruakan proses penyampaian informasi baik secara lisan maupun tulisan. Dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi menjadi hal yang penting termasuk dalam organisasi. Didalam organisasi dibutuhkan yang namanya komunikasi antara satu orang dengan orang yang lainnya termasuk antara manajer dengan karyawan. Dengan komunikasi, diharapkan pekerjaan dapat berjalan dengan lacar dan dapat terselesaikan dengan baik. Didalam suatu perusahaan komunikasi yang efektif sangat dibutuhkan oleh manajer dan karyawan agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Efektifitas komunikasi dipengaruhi oleh empat faktor :

a.       jalur komunikasi formal,

b.      wewenang jabatan,

c.       spesialisasi jabatan, dan

d.      ketrampilan berkomunikasi.

Komunikasi efektif  merupakan faktor yang paling berpengaruh dalam kinerja karyawan.  Dari komunikasi yang efektif itu tercipta hubungan yang baik antara manajer dengan karyawan dan didalam komunikasi tersebut terdapat motivasi, sehingga kinerja karyawan dapat meningkat dan pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik. Bahkan jika manajer dapat menjadi komunikator yang baik, ketegangan yang dirasakan oleh karyawan terhadap atasan dapat berkurang, karyawan pun akan lebih nyaman dan tidak tertekan dalam mengerjakan pekerjaannya.

5.2    Saran

Masih banyak kesalahan yang dibuat oleh penulis dalam makalah dan masih banyak yang perlu diperbaiki. Kesalahan yang sering terjadi adalah penggunaan kalimat yang kurang  efektif dan pola kalimat yang belum sesuai dengan tatanan bahasa indonesia yang baik yang benar.

DAFTAR PUSTAKA

Burwash, Peter. 2003. Pemimpin Besar. Jakarta: PT. Pijar.

Depdikbud. 1996.  Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.

Handoko, T. Hani. 2011. Manajemen. Yogyakarta: BPFE.

Nugroho, Rakhmat. 2006. Analisis Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kinerja Karyawan. http://eprint.undip.ac.id/18819/1/RAKHMAT_NUGROHO.pdf,(3 April 2014)

Simamora, Henry. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Liberty.

Stoner, James A. F. 1982. Management. Jakarta: Erlangga.

Suprapto, Tommy. 2009. Pengantar Teori dan Manajemen Komunikasi. Yogyakarta: Media Pressindo.

Wijayanti, Choirunnisa. 2013. Komunikasi dalam Manajemen.

http://choirunnisawijayanti.blogspot.com/2013/11/komunikasi-dalam-manajemen.html. (6 Maret 2013)